Dependiente del Dpto. de Apoyo Administrativo y este de la Dirección de Apoyo y Servicios del Hospital Central del IPS. La mencionada sección forma parte del proceso de atención al asegurado, en casos de internación y atenciones de urgencias, ya que el médico tratante, necesita conocer el historial del paciente para el correcto tratamiento del mismo.
“Lo que nosotros hacemos en archivo es el resguardo de los documentos llamados expedientes clínicos de cada paciente o asegurado del instituto. El paciente se acerca con su cédula de identidad o en casos de ser familiar, presenta su cédula y la del paciente para retirar el expediente. Se toma los datos y se anota en una planilla física para retirar el documento requerido.” afirmó el Lic. Juan Carlos Britez, jefe de la Sección Archivo.
Añadió que en caso de que el asegurado solicite el retiro externo del expediente, el paciente o familiar debe completar un formulario, el cual posteriormente pasa por la Dirección de Apoyo y Servicios para la firma del director, luego va a la Unidad Jurídica del Hospital Central y regresa a archivo; en donde se le entrega al paciente o familiar una copia simple del expediente. También se realiza el informe de oficios judiciales solicitados a través de la Asesoría Legal del Hospital Central.
De acuerdo a los datos proveídos por la sección existe un movimiento de 12.000 expedientes solicitados al año.
Los expedientes que quedan en los servicios médicos como Cardiología, Neurología, Pediatría - para nombrar algunos - son retirados del servicio por los funcionarios de archivos en días y horarios establecidos. Con el fin de ubicarlos de vuelta a su lugar de resguardo.
“En un tiempo establecido hacemos el trabajo de depuración de expedientes de asegurados inactivos y óbitos, se anota en una planilla física y se guarda en un archivo electrónico” indicó Britez.
La Sección Archivo dispone de varios espacios físicos dentro del Hospital Central: El archivo 1 planta baja, el archivo 2, 3, 4 y el 5 en subsuelo. La citada dependencia cuenta con 45 funcionarios divididos en 4 turnos: mañana, tarde, noche y el de fin de semana (sábado y domingo), prestando así una atención ininterrumpida a los asegurados.
